Dernek Organ Değişikliği Bildirimi Örneği

Dernek Organ Değişikliği Bildirimi

Dernek organ değişikliği bildirimi, genel kurul dışında istifa, ölüm ya da yedek üyenin göreve çağrılması gibi sebeplerle yönetim ya da denetim kurulunda meydana gelen değişikliğin mülki idare amirliğine bildirilmesidir. 5253 sayılı Dernekler Kanunu'nun 23. maddesi dernek organlarındaki değişikliği genel kurul sonuç bildirimiyle aynı usule bağlar ve o bildirim için otuz gün öngörür, Dernekler Yönetmeliği'nin 92. maddesi ise kırk beş gün yazar. Bildirim, yazılı olarak ya da Dernekler Bilgi Sistemi üzerinden yapılır ve yapılmaması idari para cezası doğurur.^[1]

Bildirimin usulü, süresi ve genel kurul sonuç bildiriminden farkı aşağıda. Derneğin kuruluş belgesi Dernek Tüzüğü Örneği yazımızda, adres değişikliğinin bildirimi ise Dernek Yerleşim Yeri Değişikliği Bildirimi Örneği yazımızda ayrıca anlatılıyor.

Hangi Değişiklikler Bildirilmek Zorundadır?

Yönetim kurulu, denetim kurulu ve tüzükte öngörülen diğer organların asıl ve yedek üyelerinde meydana gelen her değişiklik bildirilir. Üyenin istifası, ölümü, üyelikten çıkarılması, yedek üyenin asıl üyeliğe geçmesi ve yönetim kurulu içindeki görev dağılımı değişikliği bu kapsamdadır.

Genel kurulda yapılan seçim ayrı bir bildirime tabidir. Seçilen organ üyeleri genel kurul sonuç bildirimiyle bildirilir ve bu bildirim için Kanun otuz, Dernekler Yönetmeliği'nin 17. maddesi kırk beş gün öngörür. Organ değişikliği bildirimi ise genel kurul dışındaki değişiklikler içindir.

Dernekler görev dağılımı değişikliğini çoğu zaman bildirmez. Başkanın değişip başkan yardımcısının başkan olması, üye listesi değişmese de organ değişikliğidir. Derneği temsil eden kişi değiştiği için bildirim yapılmazsa bankalar ve kamu kurumları yeni başkanın yetkisini tanımaz.

Bildirim Kaç Gün İçinde ve Nereye Yapılır?

Bildirim, derneğin merkezinin bulunduğu yerin mülki idare amirliğine, yani valiliğe ya da kaymakamlığa yapılır ve il ya da ilçe sivil toplumla ilişkiler birimi tarafından incelenir. Dernekler Bilgi Sistemi süreyi değişikliğe ilişkin yönetim kurulu karar tarihinden hesaplar ve kırk beş günü aşan bildirimi geç bildirim olarak işaretler. Kanundaki otuz günlük süre ile Yönetmelik arasındaki fark yüzünden bildirimi otuz gün içinde yapmak idari para cezası riskini ortadan kaldırır.

Bildirimde şunlar bulunur:

• Derneğin adı, kütük numarası ve adresi
• Değişen organ ve üyenin kimliği
• Değişikliğin sebebi ve tarihi
• Yedek üyenin çağrılmasına ilişkin karar
• Yeni görev dağılımı
• Güncel organ üyeleri listesi
• Karar örneği ve istifa dilekçesi
• Başkanın imzası ve dernek kaşesi

Dernekler Bilgi Sistemi bildirimi yazılı bildirimin yerine geçer. Başkan ya da başkanın yetkilendirdiği kişi, sisteme DERBİS şifresi veya e-Devlet şifresiyle girer ve değişikliği elektronik ortamda bildirir. Sisteme yüklenemeyen ekler dışında ayrıca fiziki belge verilmez ve bildirim tarihi sistemde kayıt altına alınır.

Yedek Üye Nasıl Göreve Çağrılır?

Asıl üyelikte boşalma olduğunda yönetim kurulu, sıradaki yedek üyeyi karar alarak göreve çağırır. Yedek üye, kalan süre için asıl üye olur. Boşalmalar sebebiyle yönetim kurulu üye sayısı tam sayının yarısının altına düşerse genel kurul, kalan yönetim kurulu üyeleri ya da denetim kurulu tarafından bir ay içinde toplantıya çağrılır.

Çağrı yapılmazsa üyeler mahkemeye başvurabilir. Türk Medeni Kanunu'nun 84. maddesi, bu durumda üyelerden birinin istemi üzerine sulh hakiminin üç üyeyi genel kurulu toplantıya çağırmakla görevlendireceğini düzenler. Bu durum, derneğin organsız kalmasını önler.

Denetim kurulunda aynı usul uygulanır. Bu kuruldaki boşalma da yedek üyenin çağrılmasıyla doldurulur ve değişiklik aynı süre içinde bildirilir. Denetim kurulunun üç asıl üyeden az kalması derneğin denetimini işlevsiz bırakır.

Bildirim Yapılmazsa Ne Olur?

Bildirim yükümlülüğünü süresinde yerine getirmeyen dernek yöneticilerine Kanun'un 32. maddesinin (s) bendi uyarınca idari para cezası uygulanır.

Ceza her yıl yeniden değerleme oranıyla artar ve dernek tüzel kişiliğine değil dernek yöneticilerine kesilir.

Temsil yetkisi sorunları doğar. Bildirilmeyen değişiklik, sivil toplumla ilişkiler birimi kayıtlarında eski yöneticilerin görünmesine yol açar. Banka, noter ve kamu kurumları işlem yapmaz ve derneğin faaliyeti aksar.

Denetimde eksiklik tespit edilir. Sivil toplumla ilişkiler müdürlüğü, derneği denetlerken organ kayıtlarını beyanname ve bildirimlerle karşılaştırır. Uyumsuzluk, ceza ve düzeltme talebi doğurur ve genel kurul çağrısında da benzer bir süre disiplini gerekir, çağrının usulü Dernek Genel Kurul Çağrısı Örneği yazımızda aktarılıyor.

Dernek Beyannamesi ile İlişkisi Nedir?

Dernekler, her yıl nisan ayı sonuna kadar bir önceki yıla ilişkin dernek beyannamesini mülki idare amirliğine verir. Bu belge, derneğin yıl sonu itibarıyla faaliyetlerini ve gelir gider sonuçlarını gösterir.

Beyanname, organ değişikliği bildiriminin yerine geçmez. Değişiklik, beyanname döneminden bağımsız olarak kendi süresi içinde ayrıca bildirilir.

Üyelik değişiklikleri de bildirime tabidir. Üyeliğe kabul edilenler ile üyeliği sona erenler, kabul ya da sona erme tarihinden itibaren kırk beş gün içinde bildirilir. Bu bildirim, organ değişikliğinden ayrı bir yükümlülüktür.

Şube organları da aynı kurala tabidir. Yönetim ve denetim kurulundaki değişikliği şube, bulunduğu yerin mülki idare amirliğine kendisi bildirir. Genel merkez, şube bildirimini ayrıca yapmaz ve tüzel kişi olarak derneğin adres değişikliği Adres Değişikliği Bildirimi Örneği yazımızdaki gerçek kişi bildiriminden farklı bir usule tabidir.

Dernek Organ Değişikliği Bildirimi Hakkında Sık Sorulan Sorular

Yedek üyenin çağrılması ve geç bildirim cezası sorularda öne çıkıyor.

Referans ve Kaynaklar

^[1] 5253 sayılı Dernekler Kanunu, madde 19, 23 ve 32; 4721 sayılı Türk Medeni Kanunu, madde 75, 84, 85 ve 86; Dernekler Yönetmeliği, madde 17, 92 ve 96.