Dernek Genel Kurul Çağrısı Örneği

Dernek Genel Kurul Çağrısı ve Yasal Süreler

Dernek genel kurul çağrısı, yönetim kurulunun genel kurula katılma hakkı olan üyeleri toplantıya en az on beş gün önceden davet ettiği duyurudur. Türk Medeni Kanunu çağrıda toplantının günü, saati, yeri ve gündeminin bildirilmesini ister, çağrı usulünü ise yönetmeliğe bırakır.^[1]

Usul Dernekler Yönetmeliği'nin 14. maddesinde düzenlenmiştir.^[2] Yönetim kurulu önce tüzüğe göre genel kurula katılma hakkı olan üyelerin listesini düzenler, çağrıyı bu listedeki üyelere yapar. On beş günlük süre kanunun öngördüğü en kısa süredir, tüzük bu süreyi uzatabilir ama kısaltamaz.

Anonim şirkette kurallar farklıdır, çağrı süresi iki haftadır ve ilan Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi'nde yapılır. Şirket genel kurulunun bu düzeni Genel Kurul Çağrı İlanı Örneği yazımızda anlatılıyor.

Genel Kurul Ne Zaman Toplanır?

Olağan genel kurul, tüzükte belirtilen zamanda ve en geç üç yılda bir toplanır. Olağanüstü genel kurul ise yönetim ya da denetim kurulunun gerekli gördüğü hallerde ya da üyelerin beşte birinin yazılı isteğiyle otuz gün içinde toplanır. Yönetim kurulu çağrı yapmazsa üyelerden birinin başvurusuyla sulh hakimi, genel kurulu toplantıya çağırmak üzere üç üyeyi görevlendirir.^[3]

Çağrıdan önce yönetim kurulu, toplantının tarihini, yerini, gündemini ve fiziki ya da elektronik ortamda yapılacağını bir kararla belirler. Karar tarihi ile toplantı günü arasında on beş günlük çağrı süresine yer kalmalıdır. Genel kurulun toplanma zamanı ve şekli, dernek tüzüğünde bulunması zorunlu başlıklardandır.

Süreyi kaçırmanın iki sonucu vardır. Genel kurulu süresinde toplantıya çağırmayan dernek yöneticisine, yani yönetim kurulu başkanına idari para cezası verilir.^[4] Olağan genel kurulun iki kez üst üste yapılamaması ise derneği kendiliğinden sona erdirir ve her ilgili bunun tespitini sulh hakiminden isteyebilir.

Çağrı Hangi Yollarla Yapılır?

Çağrı ilan, yazılı bildirim, elektronik ileti ya da mahalli yayın yoluyla yapılır ve tüzük bu yollardan birini ya da birkaçını seçebilir. Dernekler Yönetmeliği'nin saydığı yollar ayrıntısıyla şunlardır:

• En az bir gazetede ya da derneğin internet sayfasında ilan
• Üyelere yazılı bildirim
• Üyenin bildirdiği e-posta adresine ya da iletişim numarasına mesaj
• Mahalli yayın araçları

Çağrıda, çoğunluk sağlanamazsa yapılacak ikinci toplantının günü, saati ve yeri de yazılır. İlk toplantı ile ikinci toplantı arasındaki süre yedi günden az, altmış günden fazla olamaz.

Toplantı çoğunluk yokluğu dışındaki bir sebeple ertelenirse erteleme, sebebiyle birlikte ilk çağrıdaki usulle üyelere duyurulur. Ertelenen toplantı en geç altı ay içinde yapılır ve üyeler yeniden çağrılır, genel kurul ise bir defadan fazla geri bırakılamaz.

Genel kurul Bakanlıkça onaylanan elektronik sistemler üzerinden de yapılabilir. Bu durumda yönetim kurulu kararında ve çağrıda toplantının hangi yöntemle yapılacağı belirtilir, üyeler sisteme güvenli elektronik imza ya da iki aşamalı kimlik doğrulamayla girer.

Toplantı ve Karar Yeter Sayısı Nedir?

Genel kurul, katılma hakkı olan üyelerin salt çoğunluğuyla toplanır ve kararlarını toplantıya katılanların salt çoğunluğuyla alır. Tüzük değişikliği ve derneğin feshi gündemdeyse toplantı için katılma hakkı olanların üçte ikisi, karar için katılanların üçte iki çoğunluğu aranır.^[5] Çoğunluk sağlanamadığı için ertelenen ikinci toplantıda katılım çoğunluğu aranmaz, ancak katılan üye sayısı yönetim ve denetim kurullarının üye tam sayısının iki katından az olamaz.

Her üyenin bir oy hakkı vardır ve üye oyunu şahsen kullanır. Dernek genel kurulunda bu yüzden vekaletle oy kullanılamaz, anonim şirkette ise pay sahibi yazılı vekaletnameyle temsil edilebilir. Tüzel kişi üye adına ise yönetim kurulu başkanı ya da temsille görevlendirdiği kişi oy kullanır.

Hiçbir üye, dernekle kendisi, eşi, üstsoyu ya da altsoyu arasındaki bir hukuki işlem veya uyuşmazlıkla ilgili kararda oy kullanamaz. Onursal üyelerin oy hakkı ise hiç yoktur.

Genel kurulda yalnızca gündemdeki maddeler görüşülür. Toplantıda hazır bulunan üyelerin en az onda biri bir konunun görüşülmesini yazıyla isterse o konunun gündeme alınması zorunludur.

Toplantının Yürütülmesi ve Tutanak

Genel kurula katılma hakkı olan üyelerin listesi toplantı yerinde hazır bulundurulur. Üyeler kimliklerini gösterip listedeki adlarının karşısını imzalayarak içeri girer, bunu yapmayanlar toplantı yerine alınmaz ama ayrı bir bölümden toplantıyı izleyebilir.

Yeter sayı sağlanmışsa durum tutanakla tespit edilir ve toplantıyı yönetim kurulu başkanı ya da görevlendireceği bir yönetim kurulu üyesi açar. Açılıştan sonra bir başkan, yeteri kadar başkan vekili ve yazmandan oluşan divan heyeti seçilir. Organ seçimlerinde oy kullanan üye divana kimliğini gösterir ve hazirun listesini imzalar.

Görüşülen konular ve kararlar tutanağa yazılır, tutanağı divan başkanı ile yazmanlar birlikte imzalar. Tutanak ve belgeler toplantı sonunda yönetim kurulu başkanına teslim edilir ve başkan bunları yedi gün içinde yeni seçilen yönetim kuruluna teslim etmekten sorumludur.

Dernek genel kurulunda hükümet komiseri bulunması yürürlükteki mevzuatta aranmaz.

Genel Kurul Sonrası Bildirimler ve İptal Davası

Genel kurulda seçilen yönetim ve denetim kurulu ile diğer organların asıl ve yedek üyeleri mülki idare amirliğine bildirilir. Dernekler Kanunu bu bildirim için genel kurulu izleyen otuz gün öngörür, Dernekler Yönetmeliği ise 2021 değişikliğinden bu yana kırk beş gün yazar.^[6] İki metin arasındaki farkta daha kısa olan kanuni süreye uymak idari para cezası riskini ortadan kaldırır.

Tüzük değiştirilmişse sonuç bildirimine genel kurul tutanağı, değişen maddelerin eski ve yeni hali ve her sayfası yönetim kurulu üyelerinin salt çoğunluğunca imzalanmış tüzüğün son şekli eklenir. Bildirimi yetkilendirilen bir yönetim kurulu üyesi de yapabilir, ancak bildirimin yapılmamasından yönetim kurulu başkanı sorumludur ve idari para cezası ona verilir. Genel kurul dışında istifa ya da ölümle boşalan organ üyeliklerinin bildirimi ise Dernek Organ Değişikliği Bildirimi Örneği yazımızda anlatılıyor.

Kanuna ya da tüzüğe aykırı genel kurul kararına karşı iptal davası açılabilir. Toplantıda bulunup karara katılmayan üye karar tarihinden, toplantıda bulunmayan üye kararı öğrendiği tarihten itibaren bir ay içinde ve her halde karar tarihinden itibaren üç ay içinde mahkemeye başvurur.^[7] Bu davalara asliye hukuk mahkemesi bakar ve Dernekler Kanunu uyarınca basit yargılama usulü uygulanır.

Çağrının hiç yapılmaması gibi ağır sakatlıklarda karar yok ya da mutlak butlanla hükümsüz sayılabilir ve bu durum bir ay ile üç aylık sürelere bağlı değildir.

Dernek Genel Kurul Çağrısı Hakkında Sık Sorulan Sorular

Dernek genel kurul çağrısında mesajla çağrı, toplantı yeri ve toplantısız karar en çok sorulan konulardır.

Referans ve Kaynaklar

^[1] 4721 sayılı Türk Medeni Kanunu m.77 - genel kurulun toplantıya çağrılması.

^[2] Dernekler Yönetmeliği m.14 - çağrı usulü.

^[3] 4721 sayılı Türk Medeni Kanunu m.74 ve 75 - olağan ve olağanüstü toplantı.

^[4] 5253 sayılı Dernekler Kanunu m.32/b ve 33 - genel kurulu süresinde çağırmamanın cezası ve dernek yöneticisi kavramı.

^[5] 4721 sayılı Türk Medeni Kanunu m.78 ve 81 - toplantı ve karar yeter sayısı.

^[6] 5253 sayılı Dernekler Kanunu m.23 - genel kurul sonucunun bildirilmesi.

^[7] 4721 sayılı Türk Medeni Kanunu m.83 - genel kurul kararının iptali.