Toplantı İptal Bildirimi Örneği

Toplantı İptal Bildirimi

Toplantı iptal bildirimi, planlanan personel toplantısının iptal edildiğini ya da ertelendiğini katılımcılara duyuran iç yazışmadır. Yazının kendisi hukuki sonuç doğurmaz, ancak toplantı çalışma süresinden sayıldığı için toplantının ne zaman ve nasıl yapıldığı işçilik alacaklarını etkiler.^[1]

Bildirimin içeriği ve toplantılara ilişkin çalışma süresi kuralları aşağıda. Fazla çalışmanın hesabı Fazla Mesai Ücreti Nedir yazımızda, haftalık sınır ise Haftalık 45 Saat Üstü Fazla Mesai yazımızda ele alınmaktadır.

Toplantı Süresi Çalışma Süresinden Sayılır mı?

İşverenin talimatıyla katılınan toplantı çalışma süresidir. 4857 sayılı İş Kanunu'nun 66. maddesi işçinin işveren tarafından başka bir yere gönderilmesi ya da iş için hazır beklemesi gibi halleri çalışma süresinden sayar. Toplantı da bu kapsamdadır.

Toplantının konusu bu sonucu değiştirmez. Eğitim, motivasyon ya da sosyal amaçlı toplantı da işverenin talimatıyla yapılıyorsa çalışma süresidir. İşçinin katılımı gönüllü ve katılmamanın hiçbir sonucu yoksa ancak o zaman çalışma süresi sayılmaz.

Kahvaltılı toplantı ya da akşam yemekli değerlendirme adı altında mesai dışı etkinlikler düzenlenebiliyor. Katılımın beklendiği bu etkinlikler Yargıtay uygulamasında çalışma süresi olarak değerlendirilir.

Mesai Dışına Alınan Toplantı Fazla Çalışma Sayılır mı?

Mesai bitiminden sonra ya da mesaiden önce yapılan toplantı, haftalık kırk beş saati aşıyorsa fazla çalışmadır ve yüzde elli zamlı ücret ödenir. Kırk beş saat aşılmıyor ancak sözleşmedeki süre aşılıyorsa fazla sürelerle çalışma söz konusudur ve yüzde yirmi beş zam uygulanır.

Fazla çalışma için işçinin onayı gerekir. Onay iş sözleşmesinde ya da her yıl yenilenen yazılı belgede alınır. Onayı olmayan işçi mesai dışı toplantıya katılmak zorunda değildir ve onayın geri alınması Fazla Mesai Onayını Geri Çekme Dilekçesi yazımızda yer alıyor.

Toplantının iptali fazla çalışma ücretini de ortadan kaldırır. Ancak işçi toplantı için işyerine gelmiş ve iptal geç bildirilmişse gelinen süre çalışma süresi olarak ödenir.

İzin Gününe Alınan Toplantı Ne Sonuç Doğurur?

Hafta tatili ya da yıllık izin gününe konan toplantı izin ihlalidir. Hafta tatilinde çalıştırılan işçiye o günün ücreti yüzde elli zamlı ve ayrıca ödenir. Yıllık izinde çalıştırma ise iznin kullandırılmamış sayılması sonucunu doğurur.

Uzaktan katılım bu kuralı değiştirmez. İzindeki işçinin çevrimiçi toplantıya bağlanması çalışma sayılır. İzin kuralları Yıllık İzin Hakkı yazımızda anlatılmaktadır.

Toplantı İptal Bildiriminde Neler Bulunmalıdır?

Bildirim, iptal edilen toplantıyı tarih ve konu olarak açıkça tanımlar. Ertelenmişse yeni tarih, saat ve yer yazılır. İptal edilmişse gündemin nasıl paylaşılacağı belirtilir.

Bildirimde şunlar yer alır:

• İptal edilen toplantının tarihi, saati ve konusu
• İptal ya da erteleme sebebi
• Ertelemede yeni tarih, saat ve yer
• İptalde gündemin paylaşılma yöntemi
• Bildirimi yapan kişi ve tarih

Bildirim mümkün olan en erken zamanda yapılır. Toplantıya katılmak için mesai dışında işyerine gelen ya da başka bir işi erteleyen işçi açısından geç bildirim, çalışma süresi ve ücret tartışması yaratır.

Toplantı İptal Bildirimi Hakkında Sık Sorulan Sorular

Mesai dışı toplantının çalışma süresinden sayılıp sayılmadığı en sık sorulan konu.

Referans ve Kaynaklar

^[1] 4857 sayılı İş Kanunu, madde 41, 46, 66 ve 68.