Referans Mektubu Örneği

Referans Mektubu Nedir?

Referans mektubu, işverenin ayrılan çalışanın görevi, çalışma süresi ve performansı hakkındaki olumlu görüşünü yeni işverene hitaben yazdığı tavsiye belgesidir. Kanunda bu adla düzenlenmiş bir belge yoktur, mektubun içeriğini ve tonunu işveren belirler.

Halk arasında bonservis denilen belge referans mektubuyla aynı şey değildir. 4857 sayılı İş Kanunu'nun 28. maddesi, işten ayrılan işçiye işin çeşidini ve süresini gösteren bir belge verilmesini zorunlu kılar.^[1] Bonservis, işçinin açık istemi üzerine bu belgeye beceri, tutum ve davranış bilgisinin de eklenmiş halidir.

Referans mektubu bu iki belgenin dışında kalır ve çalışanı belirli bir pozisyona önermek gibi kanunun aramadığı bir amaç taşır. Zorunlu belgenin metni ve verilmediğinde doğan sonuçlar Çalışma Belgesi Örneği yazımızda gösteriliyor.

Referans Mektubu Vermek Zorunlu mu?

İşveren referans mektubu vermek zorunda değildir, çünkü kanun görüş içeren bir tavsiye yazısını değil, yalnızca çalışma belgesini zorunlu tutar. Mektup yazmak istemeyen işveren de çalışma belgesini vermekten kaçınamaz.

Referans vermeyen işverene karşı işçinin elinde kanuni bir araç vardır. Türk Borçlar Kanunu'nun 426. maddesi uyarınca işçi açıkça isterse işveren, hizmet belgesine işçinin işteki becerisini, tutum ve davranışlarını yazmak zorundadır.^[2] Bu belge övgü içermek zorunda değildir, ama gerçeği yansıtmak zorundadır.

İyi ayrılan çalışana mektup çoğunlukla çıkış işlemleri sırasında verilir. Ayrılığın gergin geçtiği dosyalarda işçi, yazılı mektup yerine eski yöneticisinin telefonla referans olmasını ister. Mektup talebi istifa dilekçesine tek bir cümle olarak da eklenebilir, dilekçenin tam metni İstifa Dilekçesi Örneği yazımızda yer alıyor.

Referans Mektubunda Neler Yazılmalıdır?

Mektup somut bilgilerle yazılır. "Çok iyi bir çalışandı" gibi genel bir övgü yerine yürütülen proje, yönetilen ekip ya da ulaşılan hedef belirtilir, çünkü mektubun inandırıcılığını bu somut örnekler belirler.

Referans mektubunda şu bilgiler yer alır:

• İşçinin görevi, çalışma süresi ve sorumluluk alanları
• Somut başarı ya da katkı örneği
• İş disiplini ve ekip uyumuna ilişkin gözlem
• Tavsiye cümlesi ve referans verenin iletişim bilgisi
• Tarih, imza ve kaşe

Mektup şirket antetli kağıdına yazılır ve yetkili kişi tarafından imzalanır. İmzasız ya da antetsiz mektubun kimden çıktığını yeni işveren doğrulayamaz, iletişim bilgisi de bu yüzden mektuba eklenir.

Referans Mektubunda Olumsuz Bilgi Yazılabilir mi?

Referans mektubuna olumsuz görüş yazmak yasak değildir, ancak yazılan her bilgi gerçeğe uygun olmak zorundadır. Hizmet belgesi için bu kural kanunda açıkça yer alır. Belgedeki doğru olmayan bilgiden zarar gören işçi de onu işe alan yeni işveren de eski işverenden tazminat isteyebilir.

İsteğe bağlı referans mektubunda aynı sorumluluk haksız fiil hükmüne dayanır. Kusurlu ve hukuka aykırı bir fiille başkasına zarar veren, Türk Borçlar Kanunu'nun 49. maddesi gereği bu zararı gidermekle yükümlüdür.^[3]

Sorumluluk iki yöne işler. Hırsızlık sebebiyle çıkarılan bir işçi için "güvenilir" yazan işveren, bu bilgiye güvenen yeni işverenin zararından sorumlu tutulabilir. Kanıtlanamayan ya da aşağılayıcı bir olumsuz ifade ise işçinin yeni iş bulmasını engellediğinde kişilik hakkı ihlali iddiasıyla manevi tazminat davasına konu olabilir.

İşverenlerin çoğu bu riskler yüzünden olumsuz görüş yazmak yerine mektup vermemeyi seçer.

Referans Bilgisi Paylaşırken Kişisel Veri Kuralına Nasıl Uyulur?

Eski işveren, yeni işverene çalışan hakkında bilgi vermeden önce çalışanın açık rızasına ya da 6698 sayılı Kanun'da sayılan başka bir hukuki sebebe dayanmak zorundadır. Bu paylaşım kanunun diliyle kişisel verinin aktarılmasıdır ve açık rıza yoksa ancak 5. maddenin ikinci fıkrasındaki hallerden biri varsa yapılabilir.^[4]

İşçinin iş başvurusunda eski yöneticisini referans olarak göstermesi, o kişiyle görüşülmesini kendisinin istediğini gösterir. Referans listesinde adı geçmeyen eski işverene çalışanın bilgisi dışında ulaşmak bu dayanağı taşımaz ve hukuka aykırı veri işleme sayılabilir.

İş Kanunu'nun 75. maddesi de işverene, işçi hakkında edindiği ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamama yükümü getirir.^[5] Bu bilgilerin tutulduğu dosya Özlük Dosyası Nedir, Nasıl Hazırlanır? yazımızda anlatılıyor.

Eski işverenin kendisi hakkında kime hangi bilgiyi aktardığını öğrenmek isteyen çalışan, 6698 sayılı Kanun'un 11. maddesine dayanarak veri sorumlusuna başvurabilir. Başvuru metni Kişisel Veri Bilgi Talebi Dilekçesi yazımızda yer alıyor.

Referans Mektubu Hakkında Sık Sorulan Sorular

Referans mektubunun imzası, dili ve süresi en çok merak edilen konular arasında.

Referans ve Kaynaklar

^[1] 4857 sayılı İş Kanunu m.28 - işten ayrılan işçiye çalışma belgesi verilmesi ve belgedeki yanlış bilgiden doğan tazminat.

^[2] 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu m.426 - hizmet belgesi ve işçinin açık istemiyle beceri, tutum ve davranışların belgeye yazılması.

^[3] 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu m.49 - kusurlu ve hukuka aykırı fiilden doğan zararın giderilmesi.

^[4] 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu m.5 ve m.8 - kişisel verilerin işlenme ve aktarılma şartları.

^[5] 4857 sayılı İş Kanunu m.75 - işçi özlük dosyası ve işçi hakkındaki bilgilerin gizliliği.