Kişisel Veri Bilgi Talebi Dilekçesi Örneği

Kişisel Veri Bilgi Talebi Dilekçesi

Kişisel veri bilgi talebi dilekçesi, ilgili kişinin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun 11. maddesindeki bilgi edinme haklarına dayanarak veri sorumlusuna yaptığı başvurudur.

Veri sorumlusu, başvuruyu en geç otuz gün içinde ve kural olarak ücretsiz sonuçlandırmak zorundadır. Cevap verilmez ya da yetersiz kalırsa ilgili kişi Kişisel Verileri Koruma Kuruluna şikayette bulunur.^[1]

Başvurunun içeriği, usulü ve şikayet aşaması aşağıda. Verilerin silinmesi talebi Kişisel Veri Silme Talebi Dilekçesi yazımızda, veri sorumlusunun hizmet sağlayıcısıyla ilişkisi ise Kişisel Veri İşleme Sözleşmesi Örneği yazımızda ayrıca anlatılıyor.

İlgili Kişi Hangi Bilgileri İsteyebilir?

Kanun, ilgili kişiye verilerinin işlenip işlenmediğini, işlenmişse neyin, hangi amaçla işlendiğini, kime aktarıldığını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme hakkı tanır. İlgili kişi ayrıca eksik ya da yanlış verilerin düzeltilmesini, silinmesini ve otomatik analizle aleyhine sonuç çıkmasına itiraz etmeyi isteyebilir.

Verilerin bir örneği de istenebilir. Kurul, ilgili kişinin hakkında tutulan verilerin kopyasını isteme hakkını bilgi edinme hakkının parçası sayar. Veri sorumlusu, ticari sır ya da üçüncü kişi verisi içeren belgeleri o kısımları karartarak verebilir.

Başvurular en çok eski işveren ve bankalara yapılıyor. İşten ayrılan çalışan özlük dosyasındaki verilerini, banka müşterisi kredi değerlendirmesinde kullanılan verileri ister. Veri sorumlusunun "dosya arşivde" gibi gerekçelerle cevabı geciktirmesi Kanun'a aykırıdır.

Başvuru Nasıl Yapılır?

Başvuru, Tebliğ uyarınca yazılı olarak ya da kayıtlı elektronik posta, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da veri sorumlusuna daha önce bildirilen ve sistemde kayıtlı e-posta adresi üzerinden yapılır. Veri sorumlusunun başvuru için belirlediği form ya da adres varsa o kanal kullanılır. Başvurunun başka kanaldan yapılması cevap yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz ama ispatı zorlaştırır.

Başvuruda şunlar yer alır:

• Ad, soyad ve kimlik numarası
• Tebligat adresi ya da e-posta
• Veri sorumlusuyla ilişki ve varsa müşteri numarası
• Kanun'un 11. maddesindeki hangi hakkın kullanıldığı
• Talep konusu verilerin açıkça belirtilmesi
• Cevabın gönderileceği kanal
• İmza ve kimlik belgesi

Kimlik doğrulama zorunludur. Veri sorumlusu, başvuranın gerçekten ilgili kişi olduğunu doğrulamadan veri veremez. Kimlik fotokopisi ya da sistemde kayıtlı e-postadan başvuru bu doğrulamayı sağlar ve üçüncü kişi adına başvuru ancak vekaletnameyle yapılır.

Veri Sorumlusu Ne Kadar Sürede Cevap Vermelidir?

Veri sorumlusu, başvuruyu en geç otuz gün içinde sonuçlandırır. Cevap yazılı ya da elektronik ortamda verilir. Talebin kabulü halinde gereği yerine getirilir, reddi halinde gerekçe açıklanır ve ret, ilgili kişinin Kurula şikayet hakkını doğurur.

Cevap kural olarak ücretsizdir. Tebliğ, on sayfayı aşan yazılı cevaplarda sayfa başına belirlenen ücretin ve CD gibi ortam maliyetinin istenebileceğini düzenler. İlgili kişinin ücreti ödemesi cevap süresini durdurmaz.

Kurul, süre hesabında sert davranır. Kurul kararları, otuz günün başvurunun veri sorumlusuna ulaştığı tarihten başladığını ve "ilgili birime iletildi" cevabının sonuçlandırma sayılmadığını kabul eder. Süre içinde tam cevap vermeyen veri sorumlusuna idari para cezası uygulanmıştır.

Cevap Verilmezse Kurula Nasıl Şikayet Edilir?

İlgili kişi, cevabın tebliğinden itibaren otuz gün, cevap verilmemişse başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kurula şikayette bulunur. Kurula doğrudan şikayet mümkün değildir. Önce veri sorumlusuna başvuru zorunlu ön şarttır ve bu şart sağlanmadan yapılan şikayet incelenmez.

Şikayet, Kurumun şikayet modülü ya da posta yoluyla yapılır. Dilekçeye veri sorumlusuna başvurunun ve varsa cevabın örneği eklenir. Kurul, şikayeti inceler ve altmış gün içinde cevap vermezse talep reddedilmiş sayılır.

Kurul, ihlal tespit ederse yaptırım uygular. Veri sorumlusuna eksikliği giderme talimatı verilir ve gerekirse idari para cezası uygulanır. İlgili kişi, ayrıca kişilik hakkı ihlalinden doğan zararı için genel hükümlere göre tazminat davası açabilir ve hukuka aykırı veri paylaşımı suç oluşturuyorsa Siber Suçlar Şikayet Dilekçesi Örneği yazımızda anlatılan usulle şikayet edilir.

Başvuru Hangi Hallerde Reddedilebilir?

Veri sorumlusu, talebin başkasının hak ve özgürlüklerini engellemesi, orantısız çaba gerektirmesi ya da bilginin kamuya açık olması halinde reddedebilir. Ret gerekçeli olmalıdır. "Ticari sır" gerekçesi yalnızca gerçekten sır niteliğindeki kısımlar için kabul edilir ve ilgili kişinin kendi verisi ticari sır sayılmaz.

Kanun'un istisna kapsamındaki işlemeler başvuruya konu olmaz. Milli savunma, suç soruşturması ve istatistik amaçlı anonim işleme gibi haller Kanun'un dışındadır. Veri sorumlusu bu istisnaya dayanıyorsa gerekçesini açıklar.

Tekrarlanan başvurular sınırlanabilir. Aynı içerikli başvurunun kısa aralıklarla yenilenmesi kötüye kullanım sayılabilir. Ancak yeni bir işleme faaliyeti ya da aradan geçen makul süre yeniden başvuru hakkı verir ve çalışanların işyerinde verdiği rıza metinlerinin kapsamı Çalışan Açık Rıza Formu Örneği yazımızda aktarılıyor.

Kişisel Veri Bilgi Talebi Dilekçesi Hakkında Sık Sorulan Sorular

Merak edilenlerin başında otuz günlük cevap süresi ve Kurula şikayet geliyor.

Referans ve Kaynaklar

^[1] 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, madde 11, 13, 14 ve 15; Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ.