> Kaynak / Yazar: Av. Kazım Ceylan Hukuk Bürosu (İstanbul Barosu, Sicil No: 78121) — https://www.kazimceylan.av.tr/ozluk-dosyasi-nedir # Özlük Dosyası Nedir, Nasıl Hazırlanır? **Kategori:** İşçi - İş Hukuku ### Özet - **Kanuni zorunluluktur:** İş Kanunu 75. madde uyarınca işveren çalıştırdığı her işçi için özlük dosyası düzenlemek zorundadır. - **Belirli belgeler biriktirilir:** Kimlik bilgileri, iş sözleşmesi, SGK bildirgeleri, izin ve sağlık raporları dosyada saklanır. - **Gizlilik yükümlülüğü doğar:** İşveren, gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri üçüncü kişilere açıklayamaz. - **İşçi dosyasını inceleyebilir:** İşçi, kendisine ait özlük dosyasının içeriğini görme ve inceleme hakkına sahiptir. - **Eksiklik cezaya yol açar:** Dosyayı düzenlemeyen işverene idari para cezası uygulanır, davalarda ispat yükü de ağırlaşabilir. ### İçerik **Özlük dosyası**, işverenin çalıştırdığı her işçi için ayrı ayrı tuttuğu, işçinin kimlik bilgilerini ve iş ilişkisine dair kanunen düzenlenmesi gereken tüm belgeleri barındıran dosyadır. Bu dosyanın tutulması bir tercih değil, [4857 sayılı İş Kanunu'nun 75. maddesinden](https://www.mevzuat.gov.tr/mevzuatmetin/1.5.4857.pdf) doğan kanuni bir zorunluluktur.[^1] İşveren, işçi sayısına bakılmaksızın bu yükümlülüğü yerine getirmek durumundadır. Özlük dosyası konusunda avukatlarımızla görüşme yapmak için [Online Avukat Randevu](/online-avukat-randevu) sayfamızdan randevu alabilirsiniz. ## Özlük Dosyası Tutma Yükümlülüğünün Kapsamı İş Kanunu'nun 75. maddesi, işverenin işçi hakkında edindiği bilgileri ve düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ile kaydı bu dosyada saklamasını öngörür. Yükümlülük yalnızca işe giriş aşamasındaki belgelerle sınırlı değildir; iş ilişkisi boyunca ortaya çıkan yeni belgeler de dosyaya eklenir. Özlük dosyası konusunda durumunuza özel bir değerlendirme almak için görüşme öncesinde [Avukata Sor](/avukata-sor) sayfamızı ziyaret edebilirsiniz. ## Özlük Dosyasında Hangi Belgeler Bulunmalıdır? Özlük dosyasının içeriği işyerine ve işçinin görevine göre değişse de belirli belgeler hemen her dosyada ortak biçimde yer alır. Aşağıdaki liste, uygulamada en sık aranan belgeleri özetler. - İş başvuru formu, kimlik fotokopisi ve diploma gibi kimlik ve nitelik belgeleri. - İş sözleşmesi, varsa deneme süresi ve eklerine ilişkin belgeler. - SGK işe giriş bildirgesi ve sigortalılığa ilişkin kayıtlar. - Sağlık raporu, periyodik muayene sonuçları ve varsa engelli raporu. - İzin talep formları, izin kartları ve fazla çalışma onay yazıları. - Uyarı, ihtar ve savunma yazıları ile disiplin sürecine ilişkin tutanaklar. Bu belgelerin bir kısmı işe girişte, bir kısmı ise iş ilişkisi devam ederken zaman içinde dosyaya eklenir. ## İşverenin Saklama ve Gizlilik Yükümlülüğü İşveren, özlük dosyasındaki belgeleri istenildiğinde yetkili memur ve mercilere göstermekle yükümlüdür; ancak bu, dosyanın herkese açık olduğu anlamına gelmez. Kanun, işverenin işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralına uygun kullanmasını ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamasını da aynı maddede düzenler. Bu yükümlülük, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamındaki veri güvenliği yükümlülükleriyle birlikte değerlendirilir. Uygulamada özlük dosyalarının kilitli dolaplarda veya erişimi sınırlı dijital sistemlerde tutulması, gizlilik yükümlülüğünün somut bir gereğidir. İşverenin bu bilgileri işçinin rızası dışında üçüncü bir işverene veya ilgisiz bir birime aktarması hem İş Kanunu hem KVKK bakımından sorumluluk doğurabilir. ## İşçinin Özlük Dosyasına Erişim ve İnceleme Hakkı İşçi, kendisine ait özlük dosyasının içeriğini görme ve inceleme hakkına sahiptir; bu hak, işçinin kendi kişisel verileri üzerindeki denetim yetkisinin doğal bir sonucudur. İşveren, makul bir talep karşısında işçinin dosyasını incelemesine ve içeriğiyle ilgili bilgi almasına engel olamaz. İş ilişkisi sona erdikten sonra da işçi, kendisiyle ilgili belgelerin bir örneğini talep edebilir. Bu belgeler, özellikle bir işçilik alacağı davasında veya yeni bir işe başvuru sürecinde işçi için önemli bir ispat kaynağı oluşturur. ## Özlük Dosyasının Düzenlenmemesinin veya Eksik Tutulmasının Sonuçları Özlük dosyasını hiç düzenlemeyen veya eksik tutan işverene idari para cezası uygulanır. 2026 yılında bu ceza her bir işçi için **26.620 TL** olarak uygulanmaktadır.[^2] Cezanın yanında, özlük dosyasının eksikliği işveren aleyhine bir ispat sorunu da doğurur. Fazla çalışma, izin kullandırma veya bildirim gibi konularda yazılı belge sunamayan işveren, mahkemede işçinin beyanına dayalı değerlendirmelerle karşılaşabilir. Uygulamada, dosyası düzenli tutulan işverenler bu tür uyuşmazlıklarda önemli bir avantaj elde eder. Bu ispat sorunu özellikle fazla mesai davalarında öne çıkar; özlük dosyasındaki bordro ve puantaj kayıtlarının mahkemede ne ölçüde delil sayıldığı Fazla Mesai Nasıl İspat Edilir? yazımızda ayrıntılı olarak anlatılmaktadır. Özlük dosyası konusunda detaylı bilgi almak için hemen [İletişim](/iletisim) sayfamızdan bize ulaşabilirsiniz. \[contact\_button\] ## Özlük Dosyası Hakkında Sık Sorulan Sorular Özlük dosyasına dair en çok merak edilen soruları bu başlıkta yanıtladık. ### **Özlük dosyası kaç yıl saklanmalıdır?** Özlük dosyası, iş ilişkisi sona erdikten sonra da işçilik alacaklarındaki zamanaşımı süreleri göz önünde tutularak saklanmalıdır. Uygulamada işverenler bu dosyaları en az 5 yıl, ihtilaflı konularda daha uzun süre saklamayı tercih eder. ### **İşveren özlük dosyasını dijital ortamda tutabilir mi?** Evet, kanun dosyanın fiziki olmasını şart koşmaz. Belgelerin güvenli, erişimi sınırlı bir dijital sistemde saklanması yeterli kabul edilir. ### **İşçi kendi özlük dosyasının fotokopisini isteyebilir mi?** Evet, işçi kendisine ait belgelerin bir örneğini talep edebilir. İşveren bu talebi makul bir gerekçe olmaksızın reddedemez. ### **Özlük dosyası eksikse işe iade davasını etkiler mi?** Doğrudan etkilemez, ancak dosyadaki eksiklik işverenin fesih gerekçesini ispat etmesini zorlaştırabilir. Yazılı belgeye dayanmayan savunmalar mahkemece daha zayıf değerlendirilir. ### **Özlük dosyasında hangi belgeler bulunmak zorunda değildir?** İşçinin siyasi görüşü, sendika üyeliği veya dini inancı gibi doğrudan işle ilgili olmayan kişisel verilerin dosyada tutulması gerekmez, tutulması ayrı bir hukuka uygunluk denetimine de tabidir. Kanun yalnızca iş ilişkisiyle bağlantılı belge ve kayıtların saklanmasını öngörür. --- [^1]: 4857 sayılı İş Kanunu, madde 75 - İşçi özlük dosyası. [^2]: 4857 sayılı İş Kanunu, madde 104 - İdari para cezaları (2026 yılı tutarı).